Las existencias son las mercancías que tiene la empresa en el almacén. Las existencias pueden clasificarse en:

• Materias primas. Son los productos que forman parte del producto final mediante la correspondiente transformación.

• Productos acabados. A la espera de ser distribuidos.

• Productos semiacabados. En fase de elaboración.

• Materiales de envase y embalajes.

• Materiales auxiliares, que permiten que se produzca el proceso productivo.

• Piezas de recambio o repuestos.

• Material diverso (como el de oficina).

En relación a la gestión de sus existencias, la empresa tiene en cuenta diversos factores: diseño del almacén, sistemas y equipos de almacenamiento, medios de manipulación y transporte, organización del almacén, control de existencias, tipo de almacén, valoración de existencias, y cálculo del stock óptimo y mínimo:

• Diseño del almacén: el almacén es el lugar físico donde se encuentran las existencias. Su diseño depende de los productos almacenados, de su manipulación, de su distribución, necesidades…

• Sistemas y equipos de almacenamiento: los sistemas más habituales de almacenamiento son: el convencional (apilar productos), utilizar estanterías, estanterías compactas, sistema de pilas simples (pallets apilados formando cubos), y sistemas de almacenaje automáticos (pero requiere gran inversión y pocos productos).

• Medios de manipulación y transporte: alude a pallets, grúas elevadoras, cinta transportadora, estación base… para controlar los pedidos.

• Organización del almacén: para colocar los productos en el almacén, se usan tres métodos: volumen de ventas (los productos que más vendan se ponen cerca del punto de recogida), el del tamaño (los más pequeños cerca del punto de recogida), y el de compatibilidad (combina el criterio de la demanda con el de las características físicas del producto).

• Control de existencias: las existencias suponen un coste para la empresa: financiero, coste de oportunidad de inversión, mano de obra, espacio, seguros, equipos e instalaciones… Una de las formas de controlar las existencias es aplicando el “just in time”, esto es: produciendo justo lo que se necesita en cada momento, ni más ni menos, para evitar pérdidas.

• Tipo de almacen: es importante saber si va a tenerse almacén propio, en alquiler o en leasing, en función del capital disponible.

• Valoración de las existencias: la valoración más habitual de las existencias es el FIFO (first in, first out), el primero que entra, sale primero, aunque hay otros como el LIFO (last in, first out), el último que llega, sale primero, HIFO, o NIFO.

• Cálculo del stock óptimo y mínimo: el stock óptimo es la cantidad de cada artículo que combina de forma óptima las necesidades de aprovisionamiento del proceso productivos, la satisfacción del cliente y la reducción de los costes de almacén. Supone definir puntos de pedido, tiempo entre el pedido y la recepción de la mercancía, stock mínimo, medio y máximo, cantidad de pedido…