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18.7- ETAPAS PARA DESARROLLO DE UNA REUNIÓN EFICAZ.



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Las etapas necesarias para el desarrollo de una reunión eficaz son:

a. Planificación.

Establecer unos objetivos: han de ser claros, jerárquicos y estar en conocimiento del asistente.

Decidir si hacer o no la reunión: análisis de sus ventajas e inconvenientes.

b. Preparación.

Orden del día.

En él detallaremos los temas que se tratarán.

Invitar ponentes, si es preciso.

Recopilación de información.

Selección del lugar de reunión.

Concretar la duración.

c. Ejecución.

Repartir el orden del día.

Distribuir correctamente los asientos.

Presentar a los participantes.

Establecer y comunicar las reglas.

Poner sobre la mesa los datos e ideas antes de evaluarlos.

Procurar que la reunión no decaiga.

Exigir conclusiones.

d. Resumen, registro y evaluación:Tras finalizar la reunión, habrá que evaluar la misma, comprobando que se han cumplido los objetivos o no.

Hay que valorar una serie de factores a la hora de plantearse una reunión como son:

a. Recursos económicos:qué gastos se estiman y de dónde se va a obtener el dinero para sufragarlos.

b. Recursos humanos.

Se requiere un equipo de personas responsables como pueden ser:

Director: abrirá la reunión, presentará a los diversos ponentes y los temas, concederá los turnos de palabra, reconducirá la reunión cuando se salga del tema esencial y la cerrará.

Secretario: dejará constancia de lo sucedido, de los debates y diferentes posturas, de los asistentes a cada sesión y de las conclusiones.

Existe otro grupo de personas que formarán una reunión. Son los expertos en la materia a tratar.

c. Recursos técnicos:Si son necesarios medios audiovisuales.

e. Lugar de la reunión. Se elige en función del número de personas que está previsto que asista a la reunión.

f. Comportamiento y carácter de los participantes en una reunión.Los responsables de organizar reuniones deberían tener presente los rasgos de la personalidad de los sujetos que vayan a participar en la misma.